Verdieping

cloud

Case: VPRO kiest voor salarissysteem in de cloud

Het HR-systeem van de VPRO raakte verouderd. ‘Het systeem dat we voorheen hadden was voornamelijk gericht op salaris’, zegt hoofd personeel & organisatie Patricia van der Steen in een case op de website van HR2day. Directeur Andy Verstelle van HR2day vult aan: ‘Je ziet dit bij meer organisaties gebeuren. Nu medewerkers toegang krijgen tot HR-systemen om de dingen zelf te kunnen regelen, blijken de traditionele systemen niet gebruiksvriendelijk genoeg. Dat leidt tot ontevredenheid onder de gebruikers.’ Bovendien maakte de omroep regelmatig kosten om diensten als rapportages of het toevoegen van medewerkers uit te voeren.

Daarom waren de belangrijkste wensen van de VPRO ‘realtime informatie waarmee we goede rapportages kunnen maken, makkelijker correspondentie kunnen voeren met standaard brieven vanuit de applicatie en digitaliseren van HR-administratie. We zochten een praktischer en zo gebruiksvriendelijk mogelijk systeem met een combinatie van salaris en HR-functionaliteiten,’ aldus Van der Steen in een case op de website van HR2day.

Los van andere omroepen
Samen met een groep omroepen ging de VPRO op zoek naar een nieuwe aanbieder. Van der Steen: ‘Omdat onze wensen al snel anders bleken, zijn we tijdens de selectie los van de andere omroepen verder gegaan. Drie door ons gekozen partijen hebben hun pakketten uitgebreid aan ons laten zien.’

De omroep koos voor HR2day als leverancier van het HR-systeem. Van der Steen: ‘Na een intensieve implementatie gebruiken we sinds januari 2016 salaris, digitale HR-dossiers, registreren van verlof, verzuim en opleidingen in HR2day.’

Implementatietrajecten pakt HR2day altijd hetzelfde aan, zegt Verstelle. ‘Onze software staat in de cloud. Het is een kwestie van inrichten en dan draait het systeem. Dat kan in principe in één dag.’ Om het systeem te testen vraagt hij klanten altijd een ‘familie Doorzon’ samen te stellen. ‘Dat zijn 5 tot 10 medewerkers die 80 procent van de organisatie vertolken. We vragen dan de HR-medewerkers om een proces stap voor stap na te doen voor deze groep medewerkers. Bijvoorbeeld de salarisuitbetaling van maand tot maand. Zo kunnen we niet alleen zien of het systeem werkt, of alles klopt, maar medewerkers krijgen zo ook automatisch de werking van het systeem aangeleerd.’

Converteren van historische data
De implementatie bij de VPRO verliep volgens plan, alleen het converteren van historische data duurde langer dan gedacht. Dat kwam door de verschillende databases van de oude leverancier. HR2day plaatst alle data in één database, zodat zeker is dat data in de organisatie consistent is. ‘Helaas gebruikte het oude systeem meerdere databases. Dat gebeurt overigens wel vaker bij conversies. Niet zozeer voor de actuele gegevens, maar historische data blijkt vaak in verschillende databases anders opgeslagen.’

Van der Steen ziet veel voordelen van dat alle informatie in één systeem staat. ‘Aparte Excel sheets zijn verleden tijd en we zijn heel blij met correspondentie de er nu zo uitrolt. Waar we voorheen beperkt dingen zelf konden doen en afhankelijk waren van salarisadministratie om gegevens in te voeren, kunnen we nu heel veel acties zelf doen, informatie zelf opvragen. HR2day werkt heel gebruiksvriendelijk en efficiënt. De functie van de HR-medewerker is daardoor ook veel leuker geworden.’

Het grootste voordeel vindt zij de realtime informatie. ‘Een aanzienlijk deel van onze organisatie bestaat uit freelance krachten. Daarnaast heeft ongeveer 25 procent van de medewerkers een tijdelijk cao contract. Volgens de regels van de flexwet en de omroep cao bouwen zij rechten op die zich uiteindelijk kunnen vertalen in vaste dienstverbanden. Inzicht in de kern-flexbezetting en aanstaande vaste dienstverbanden is voor ons dus heel belangrijk. Voorheen waren dit soort rapporten een gigantische puzzel.’

Rapporten kunnen helpen
De omroep heeft de Employee Self Service en MSS-processen voor het aanvragen van opleidingen en verlof door medewerkers klaar staan om in gebruik te nemen. ‘Daarbij zijn we ook het indienstproces aan het inrichten en nog veel meer workflows die het werk van HR, managers en medewerkers veel makkelijker maken’, zegt Van der Steen.

Rapporten kunnen de omroep helpen bij het steeds zakelijker werken. ‘De realiteit dwingt ons daartoe. Neem bijvoorbeeld de ontwikkelingen in de omroepbranche waarbij er toenemende concurrentie is op de openbare netten, de invloed van de politiek op de NPO en de opkomst van online tv zoals Netflix, HBO en uitzending gemist.’ De rapporten kunnen de VPRO inzicht geven in de organisatie. Van der Steen noemt het voorbeeld van een aantal rapporten die ze maakte voor de directie over de ‘ist-situatie’ van de organisatie in zaken als leeftijdsopbouw, natuurlijke uitstroom en opleidingen. ‘Dat soort rapportages helpt om bewust te worden van de issues in de organisatie. Denk aan de effecten van de vergrijzing en de ontwikkeling van medewerkers in vergelijking met onze doelen. Met deze harde data kunnen we er nu goed over in gesprek gaan en kunnen we er plannen op maken.’

Deel dit bericht via: