Verdieping

lach blij tevreden geluk

4 tips om een engagementtool een succes te maken

Tools voor engagement, korte (pulse) onderzoeken, feedbackmanagement en cultuurassessments worden ‘white hot’ in 2017, voorspelt HR-techtrendwatcher Josh Bersin. ‘Niet alleen gaan deze tools het komende jaar behoren tot de kritische infrastructuur van een bedrijf omdat organisaties zo de behoeften van de werknemers in kaart te brengen; deze tools worden verbonden met prestatiemanagement, leiderschapsassessments, verandermanagement en eigenlijk met alles dat met mensen in een organisatie te maken heeft. Zoals ik al eerder in een artikel beschreef, deze categorie van software is verplicht in de HR.’

HRM’ers vinden dat ook. Engagement, betrokkenheid van en luisteren naar medewerkers, staat al drie jaar muurvast in de top-3 van HR-topics.

Er zijn verschillende tools op de markt om de engagement van werknemers te vergroten. Denk aan social intranet tools voor samenwerking en communicatie, zoals Yammer. En er is ook social community software op de markt die de engagement onder personeel versterkt. Een andere manier is polsen met surveysoftware om regelmatig te polsen bij werknemers in de vorm van een poll of een enquête. Interne betrokkenheid wordt ook verhoogd doordat collega’s boodschappen delen die betrekkingen hebben op persoonlijke zaken zoals een verjaardag, een bijzonder verkoopresultaat, een benoeming, een jubilaris etc. Omdat het mogelijk is deze software te intergreren met het bestaande HR-landschap, kan de HR-afdeling het voortouw nemen bij de selectie en implementatie van deze sociale technologie.

Lees verder: Vier voorbeelden van een betere betrokkenheid door eHRM

Maar, zoals eigenlijk altijd, alleen het neerzetten van technologie is niet genoeg om betrokkenheid te vergroten. De menselijke factor is net zo belangrijk, al dan niet belangrijker. Daarom vier tips om van een engagementtool een succes te maken:

  1. Betrek de gehele organisatie bij de invoering: van top tot bodem

Hoe dichter een beslissing staat bij het topmanagement van een organisatie, hoe groter de kans dat werknemers het niet eens zijn met een beslissing, schrijft marketingmanager Raj Roy van engagementtool QuestionPro op een bedrijfsblog. ‘Dit is waarom, als je nadenkt over betrokkenheid, dat je moet starten vanaf het niveau van werknemers met de bedoeling om hen zo dichter bij het hart van de organisatie te laten komen.’

Zorg dat managers en werknemers het gevoel hebben dat ze het verschil kunnen maken in het bedrijf, schrijft consultant Robyn Reilly van Gallup op de bedrijfsblog. ‘Werknemers kennen de bedrijfsprocessen, de systemin en de klanten. Ze zijn ook expert op het gebied van henzelf en hun team. Het is dus logisch dat zij de beste ideeën hebben om deze elementen te verbeteren en een betere prestatie te leveren, bedrijfsinnovatie te verbeteren en te zorgen voor betere ervaringen op de werkplek.’

Maar het geldt ook andersom; het is niet alleen een tool van HR. In een interview zegt Sander Oldenkamp van 9:1 engagement het als volgt: ‘Het is van eminent belang dat de beslissingsbevoegden binnen een organisatie geloven in employee engagement als middel om het rendement te verhogen (en niet alleen een HR-manager). Hier binnen is het cruciaal dat de CEO/directeur/bestuur van een organisatie visie en gevoel ontwikkelt wat betreft employee engagement.’

  1. Gebruik de input ook echt

Niets is zo vervelend voor een medewerker om informatie bij hem op te halen en vervolgens niets met deze informatie te doen. Denk daarom ook na over makkelijke dashboards voor bijsturing zodat deze goed gelezen en gebruikt kunnen worden door het management.

En bedank werknemers voor hun input, zegt Associate Director HR Outsourcing Phoebe Wong van Links International Singapore. ‘Erken dat ze iets hebben gedaan waarbij ze je hebben geholpen stuur hen een dankjewelkaart met een korte boodschap.’

  1. Maak het niet te moeilijk

Wil je dat werknemers echt gebruik maken van een tool, maak het dan niet te moeilijk. Denk na over gebruiksvriendelijkheid. ‘Er zijn factoren die de ene tool interessanter maken dan de ander: prijs, gebruiksvriendelijkheid, de manier waarop je personaliseren, de manier waarop data wordt gepresenteerd, etc. Zolang je data op een manier verkrijgen dat het bruikbaar is, dan kun je eigenlijk niet verkeerd gaan met je keuze. Maar, de focus moet zijn op het hoe je managers en leiders in de organisatie betrokken kunt krijgen en dat je duidelijke doelen en een koers uitzet’, zegt Angela Nguyen van Ad Exchange Group in een artikel op Forbes.com. Todd Richardson van Emplify vult aan: ‘En vraag duidelijk of de survey kan worden uitgezet via de kanalen die meer dan 80 procent responserate hebben.’

  1. Benchmark met andere organisaties

Natuurlijk is het goed als het engagement binnen uw organisatie hoog is, maar wat is hoog? Vergelijk daarom ook met concurrenten, dat is ook interessant bij het werven van nieuwe werknemers. ‘Zorg dat de survey focust op de belangrijke redenen voor engagement. Omdat je – tot de volgende survey – alleen zult concentreren op het verbeteren van twee tot drie van deze redenen, wil wel zeker weten dat je focust op belangrijke punten. Om te zien hoe jouw engagementscore het doet ten opzichte van de concurrentie, zorg dat de software het mogelijk maakt om benchmarks te doen met concurrenten’, zegt Leanne Wong van MC Partners op Forbes.com.

Maar zoals gezegd, een tool is niet alles. Op Forbes.com verwoordt Ben Martinez van HireVue het als volgt: ‘Een engagement tool gaat niet je uitdagingen op dit gebied oplossen. Deze tools helpen, maar zijn geen tovermiddelen. Stap ook uit je kantoor en praat met leidinggevenden en met staf.’

Lees ook: Oude eHRM zorgt voor slechte betrokkenheid

Deel dit bericht via: