Verdieping

shutterstock_109897406

Vijf taken die technologie in de lijn kan neerleggen

Als HR-professional bent u soms onnodig veel tijd kwijt aan het verstrekken van informatie aan leidinggevenden. Automatisering kan de taken bij de manager neerleggen.

Dat werknemers de behoefte hebben om een aantal dingen zelf te regelen, dat is niet onbekend. Het aanvragen van vakantiedagen of het indienen van declaraties kunnen werknemers daarom ook vaak al zelf. Employee Self Service (ESS) wordt dat genoemd. En vaak wordt ESS in een woord genoemd met Management Self Service (MSS). Met MSS worden lijnmanagers door automatisering bij HR-taken betrokken waardoor ze beter op de hoogte zijn van de HR-zaken die spelen op de afdeling en ook hier op kunnen bijsturen. U bent als HR-afdeling dan alleen nog verantwoordelijk voor de controle.

Lees ook: Personeel wil zelf HR-zaken regelen

Dit zijn vijf taken die door automatisering in de lijn kunnen worden gelegd:

  • Personeelsdossiers van medewerkers inzien en wijzigen

Ter voorbereiding van functionerings- en beoordelingsgesprekken kan het handig zijn voor een leidinggevende om de gemaakte afspraken terug te lezen. Wat een werk scheelt het een HR-afdeling als de manager zelf toegang heeft tot deze afspraken via een inlog. Bovendien is het veel veiliger dan het mailen van privacygevoelig materiaal.

  • Declaraties beoordelen

Het scheelt een hoop papier als een manager digitaal de declaraties van een werknemer hoeft goed te keuren in plaats van het tekenen van een papieren declaratieformulier. Bovendien voorkomt het fouten – er hoeft immers niets overgetikt te worden – kan de manager meteen aan de bijgesloten bonnen zien of het klopt en is de accordering meteen digitaal vastgelegd.

  • Verlof accorderen en verzuim melden

Het digitaal goedkeuren van verlof gebeurt al bij veel organisaties. De manager kan dan met een druk op de knop toezeggen dat de werknemer op vakantie kan. En met een koppeling aan het roostersysteem kan hij meteen zien of de bezetting op orde is.
Gebeurt het melden van het verzuim digitaal dan scheelt dat een belletje naar de HR-afdeling. De manager kan daarna automatisch via het verzuimsysteem op de hoogte worden gehouden van de acties die nog genomen moeten worden – contact houden met de werknemer bijvoorbeeld. Zo voldoet het dossier meteen aan de eisen die de Wet Verbetering Poortwachter stelt.

  • Inzicht in ken- en stuurgetallen van de afdeling en organisatie

Hoe zit het met het aantal zieken op de afdeling? Is de verhouding man/vrouw goed? Het zijn cijfers waarvan handig is dat de manager daar inzicht in heeft. Het zijn cijfers die de HR-afdeling kan verstrekken. Maar wat scheelt het veel tijd als dit realtime op een digitaal dashboard wordt getoond in plaats van het maandelijks samenstellen van de analyse.

  • Medewerkers in- en uitdienst melden

Zeker in grote organisaties of in organisaties met veel tijdelijke krachten kost het veel tijd om het aantal nieuwe en vertrekkende werknemers bij te houden. Veel kan al bij de werknemer worden neergelegd die zelf zijn gegevens invoert – dat maakt de kans op fouten een stuk kleiner. De manager kan dan de controle doen. En in geval van vertrek kan hij de werknemer uit dienst melden. Als er daarna automatisch een koppeling is naar IT-systemen, dan kan een werknemer in elk geval na uitdiensttreding niet meer bij gevoelige bedrijfsinformatie.

De voordelen voor u als HRM’er zijn evident; u bespaart geld, tijd en papier. De rol van de afdeling verandert van faciliteren en administreren in controleren en aansturen. Hierdoor blijft er meer tijd over voor organisatieadvies en de beleidsmatige invulling van HR-management. Lijnmanagers zien de voordelen niet altijd, zij lijken in eerste instantie meer tijd en aandacht aan HR-taken te moeten besteden. Kiest u voor MSS, pak een dergelijk traject dan aan als een veranderproject en communiceer de voordelen duidelijk.

Lees ook: 6 functionaliteiten die een HR-systeem ouderwets maken

Deel dit bericht via: