Verdieping

shutterstock_vraag reorganisatie loopbaan

Privacy hoeft geen blokkade voor HR-analytics te zijn

Hoewel veel organisaties het doen van analyses op HR-data eng vinden omdat ze bang zijn privacy te schenden, is daar geen reden voor. “Privacy wordt vaak geassocieerd met kan niet en mag niet. Eigenlijk gaat het om fairplay, het morele aspect”, zegt Data Protection Officer Sergej Katus van Privacy Management Partners.

Privacy is een thema waar veel organisaties mee bezig zijn als ze hun HR-data willen gaan analyseren, zegt Irma Doze, Managing Director van AnalitiQs en HR-analyticsexpert. “Vooral bij gemeenten en grote financiële dienstverleners is het een thema. Dat komt natuurlijk ook omdat ze vanuit de klant er al in worden opgevoed.”

Over privacy heerst vaak een verkeerde perceptie. “Privacy is een thema waarvan iedereen een mening over heeft en verstand van denkt te hebben. Maar er zijn veel misvattingen. Een daarvan is bijvoorbeeld dat een organisatie altijd toestemming moet vragen om data op te slaan of te verwerken. Maar dat is wettelijk niet zo”, zegt Katus. Hij vergelijkt omgaan met privacy met voetbal. “Je moet binnen de lijnen – van de wet – blijven en fairplay spelen.”

Privacy heeft verschillende aspecten waar rekening mee gehouden moet worden: het morele aspect, het formele juridische aspect, begrip en draagvlak en de toezichthouder. Katus: “Vragen die dan spelen zijn: mag je over de data beschikken die je opslaat, hoe legitiem is het opslaan van de data, verwerkt de organisatie niet te veel gegevens en wat is het effect als een organisatie met de data aan de slag gaat?”

Opslaan of verwerken binnen dezelfde wettelijke grenzen

Die vragen spelen niet alleen bij het opslaan, maar ook bij het verwerken van de data. “Maar de grenzen van het speelveld zijn hetzelfde. Je speelt voetbal bij de cornervlag, de lijnen zijn dichterbij.”
Een privacycoach (data protection officer) kan die grenzen in de gaten houden, zowel bij de opslag als verwerking van data. “Hij is de scheidsrechter. Hoewel de functie vaak ligt bij juristen, gaat de rol veel verder. Het gaat niet alleen om de juridische aspecten, ook om begrip en draagvlak vanuit de organisatie. De coach kan ook een rol spelen om iedereen op dezelfde pagina te laten komen. En als de autoriteit moeilijk doet – die hanteren soms andere grenzen – kan hij met die organisatie in gesprek,” zegt Katus.

Lees meer: Heeft uw bedrijf een “privacy officer” nodig?

Doze raadt ook aan om niet alleen de juridische aspecten in ogenschouw te nemen, en ook te overleggen over begrip en draagvlak. “De ondernemingsraad kan hier een goede gesprekspartner voor zijn.”

Grootste valkuil

De grootste valkuil zit niet bij de verwerking, maar bij de toepassing van de uitkomsten van de HR-analyse, zeggen de experts. “Analyse van data mag vaker dan men denkt. Data is ook te anonimiseren en de pseudonimiseren indien nodig.” aldus Doze. Belangrijk is volgens haar vooral dat organisaties vooraf goed nadenken wat ze met de informatie gaan doen. “Uit een analyse over verzuim kan blijken dat vrouwen rond de dertig vaker ziek of afwezig zijn. Als je daarna beleid gaat maken waardoor deze vrouwen – door de kans op zwangerschap – niet meer worden aangenomen, is dat discriminatie,” zegt Doze. Ze vervolgt: “Uiteraard wil je de redenen van verzuim verhelderen, maar niet met dit gevolg . Geslacht is in dit geval meer een zogenaamde verstorende factor (in tegenstelling tot een verklarende of voorspellende factor), een knop waar je niet aan kunt draaien. Je kunt er dan ook voor kiezen om een dergelijke variabele niet mee te nemen in de analyse. Het is goed om vooraf na te denken over eventuele verstorende factoren en hoe je daar mee om wilt gaan.”

De wet zorgt voor de spelregels zodat een organisatie niet in de valkuilen trapt. Bovendien heeft de werknemer rechten om te controleren of de werkgever fairplay betracht, zegt Katus. “Een werknemer heeft inzagerecht, correctierecht en recht op schadevergoeding als informatie onrechtmatig wordt verwerkt.”

Openheid over beleid is vooral belangrijk. “Een werkgever hoeft niet actief te zeggen dat hij data verwerkt. Maar hij moet daar wel transparant over zijn als de werknemer er naar vraagt. Privacy is niet alleen beleid, het heeft ook met cultuur te maken. Zeg wat je doet en wat je niet doet. Dat laatste kan ook veel onduidelijkheid bij medewerkers wegnemen.”

 

Deel dit bericht via: