Nieuws

personeelsdossier

Hotelketen laat medewerker contract digitaal tekenen

Inntel Hotels, met hotels in onder andere Amsterdam en Rotterdam, laat medewerkers contracten voortaan digitaal ondertekenen. Dat wordt mogelijk door de samenwerking van softwareleverancier HR2Day en softwaremaker Signrequest.

De hotelketen maakt voor de ondertekening van contracten gebruik van de nieuwe functionaliteit in HR-softwarepakket HR2Day. ‘We vonden het belangrijk bij de keuze van een HR-systeem dat we echt alles konden digitaliseren en niet meer hoefden te printen,’zegt projectmanager Marijke Mesman-Hoekstra van Inntel Hotels.

Lees ook: Digitaal personeelsdossier? Niet voor de flexwerker

Volledig digitaal
Door de functionaliteit worden documenten digitaal ter ondertekening aangeboden aan medewerkers of derden, bijvoorbeeld een sollicitant. De ondertekenaar krijgt via een beveiligde link toegang tot het document en kan met een muis, vinger of via het toetsenbord zijn handtekening in het document plaatsen. Heeft de gebruiker al eerder een handtekening gezet, dan onthoudt het systeem dat, zodat hij de volgende keer alleen de handtekening hoeft te selecteren. Het ondertekende document wordt direct opgeslagen in het digitaal medewerkersdossier van HR2day.

Met deze oplossing wordt een papieren archief overbodig. Toch hebben veel bedrijven nog de personeelsdossiers van medewerkers op papier, vaak naast een digitaal archief. Organisaties vinden volledige digitalisering eng, omdat ze bang zijn dat een volledig digitaal archief niet dezelfde juridische waarde of bewijslast heeft als een papieren archief en daarom niet meer als dwingend bewijs kan dienen. Toch zijn er inmiddels oplossingen op de markt die ervoor zorgen dat een digitaal archief dezelfde juridische waarde heeft als een papieren archief.

Lees ook: HR houdt nog vast aan papieren personeelsdossiers

Deel dit bericht via: