Nieuws

bonus geld salaris loon

De verborgen kosten van gratis HR-software

Het hoeft niet altijd zo te zijn dat er voor HR-software moet worden betaald. Er zijn een aantal gratis tools op de markt om HR-processen mee te automatiseren.

Lees ook: Overehrm.nl zette eerder al drie gratis kandidaatvolgsystemen op een rij

Maar er zijn echter ook nadelen aan gratis HR-software. Kijk daarom naar de volgende, eventuele, addertjes onder het gras:

  • De software biedt alleen de basisfunctionaliteiten.
    Soms zijn de gebruiksfuncties van gratis software beperkt. Dat is uiteraard niet erg als u met deze functionaliteiten prima uit de voeten kunt. Maar dan is het nog verstandig om vooraf na te denken wat u kunt doen als u in de toekomst wel meer functionaliteiten wilt. Is de tool een gratis variant van een betaalde, uitgebreidere versie, dan moet u gaan betalen als u meer functionaliteiten wilt gaan gebruiken. Het is handig om voordat u de gratis versie in gebruik neemt, te controleren of de uitgebreide versie beschikbaar of betaalbaar is. Is dit niet het geval en moet u kiezen voor een andere tool, dan moet u de data die u al in de ene tool heeft ingevoerd, kunnen migreren naar een nieuwe tool. Hou daar rekening mee.
  • De software praat alleen maar met (betaalde) gecontroleerde partners.
    Binnen uw organisatie werkt u met meerdere softwaresystemen en het is handig als die met elkaar communiceren. Soms hoeft dat niet meteen bij het eerste gebruik, maar wel na een tijdje. Sommige gratis tools koppelen alleen met systemen die zelf gekozen en vaak ook betaald zijn. En dat hoeven niet de systemen te zijn die u al in uw bedrijf gebruikt.
  • Aantal transacties of gebruikers is gelimiteerd.
    Bij sommige gratis software is het aantal gegevens dat kan worden verwerkt gelimiteerd. De software kan bijvoorbeeld maar door een beperkt aantal gebruikers worden gebruikt of in de tool kan een gelimiteerd aan werknemers worden ingevoerd. Dat kan prima als er bijvoorbeeld maar een gebruiker is, of als het bedrijf niet zo groot is. Hou rekening met groei van het bedrijf. Controleer of het betaalbaar is om meer werknemers in te kunnen voeren. Of dat het gemakkelijk is om de data uit de tool te halen, mocht bij groei gekozen worden voor betaalde software.
  • Na een tijdje moet er worden betaald.
    De free trial is ideaal om software tijdelijk te testen. Zo weet u of de tool de functionaliteiten heeft die u zoekt en gebruiksvriendelijk is. Soms is niet zo duidelijk dat een gratis tool een free trial is, of hoe lang een free trial duurt. Controleer goed vooraf (vaak staat het bij het vinkje dat u akkoord gaat met de overeenkomst) of u met gratis software of met een gratis testversie te maken heeft. Het zou zonde zijn dat u net alle data heeft ingevoerd en dat u er dan achter komt dat u moet betalen.
  • De software is niet geschikt voor de Nederlandse markt
    Het merendeel van de gratis HR-tools worden gemaakt door Amerikaanse leveranciers. Dat kan prima, veel processen zijn internationaal. Dat geldt echter niet voor wet- en regelgeving. Het wordt lastig bij zaken als payroll, salaris- en verlofadministratie: processen die afhangen van lokale wet- en regelgeving.
  • Er is geen ondersteuning.
    There ain’t no such thing as a free lunch, luidt het bekende Amerikaanse gezegde. Bij gratis software is weinig tot geen ondersteuning. En als die er wel is – zoals bij Orange HRM Open Source – moet er voor worden betaald. Bij vragen over het gebruik, kunt u terecht op fora of bij de veelgestelde vragen die op de website staan.

Gratis software kan een goed alternatief zijn voor een betaalde versie, zeker voor kleinere bedrijven met minder dan tien medewerkers. Maar gratis software is niet altijd gratis, let daarom goed op bovenstaande verborgen addertjes.

Deel dit bericht via: