Uncategorized

Checklist voor het uitbesteden van salarisadministratie

Een van de meest onzichtbare en tegelijkertijd zichtbare processen in organisaties is salarisverwerking. Onzichtbaar omdat de meeste medewerkers geen weet hebben van de complexiteit ervan. Zichtbaar op het moment dat een medewerker niet op tijd of onjuist salaris ontvangt. Maximale kwaliteit en continuïteit is daarom een randvoorwaarde.

Wanneer uw organisatie niet afdoende medewerkers heeft om een salarisadministrateur in dienst te nemen, is het zinvol de salarisadministratie uit te besteden. Een goede voorbereiding is het halve werk bij het selecteren van de juiste partner. Heb is belangrijk dat u uzelf de volgende vragen stelt:

* Ondersteunt de salarisverwerker geautomatiseerde regelingen, zodat u deze niet met de hand hoeft te verwerken? Denkt u aan ww-premies, zorgverzekeringen, kilometervergoedingen, overwerk, verlof en uitruilmogelijkheden van salariscomponenten.
*Hebt u de mogelijkheid voor de definitieve berekening deze te controleren?
* Zijn controleberekeningen, pro-forma berekeningen en correcties inclusief én zonder additionele kosten?
* Kunt u zelf overzichten maken? Of bent u tegen meerkosten afhankelijk van uw salarisverwerker?
* Kunt u gegevens eenvoudig exporteren en importeren? Zoals mutaties uit uw urensysteem, gegevens voor rapportages en uitwisselen van gegevens met andere applicaties.
* Hebt u de mogelijkheid journaalposten aan te maken? Wordt bijvoorbeeld het verbijzonderen op het juiste niveau ondersteund?
* Kunt u uw eigen regelingen kwijt in het systeem? En kunt u zelf aanpassingen doorvoeren, of bent u afhankelijk van uw leverancier en krijgt u de rekening?
* Hebt u de ruimte een eigen interpretatie te geven aan de standaardregelingen. Of bent u afhankelijk van de gekozen inrichting van de salarisverwerker?
* Geeft u de voorkeur aan een standaard inrichting en dienstverleningspakket of wilt u liever een op maat ingericht systeem met bijbehorende dienstverlening? En biedt de salarisverwerker deze mogelijkheden?
* Biedt de salarisverwerker meer dan alleen een loonstrook? Wat is uw HR-ambitie? En kan de leverancier deze invullen?
* Kunt u de zelfredzaamheid van managers en medewerkers vergroten met behulp van selfservicemogelijkheden?
* Niet elk systeem ondersteunt meerdere dienstverbanden: hoe belangrijk is dit voor uw organisatie?
*Kunt u aanvragen, mutaties en declaraties altijd en overal indienen, of zit u vast aan bepaalde tijden?
* Is uw toekomstige leverancier ISAE3402 Type II gecertificeerd?

Stilstaan bij deze aandachtpunten draagt bij aan een verantwoorde keuze die past bij uw organisatie en ambities.

UNIT4 ontwikkelt cloudgebaseerde ERP- en bedrijfssoftware 

Op PW de Gids Vakbase leest u ook over HR Shared Services via outsourcing en ‘doe het zelf’-applicaties.

 

Deel dit bericht via: