Verdieping

personeelsdossier

Zo koos Bureau ABD een wervings- en selectiesysteem

Om het wervings- en selectieproces van topmanagers weer optimaal te kunnen ondersteunen, ging het Bureau Algemene Bestuursdienst (Bureau ABD), onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninksrijksrelaties, op zoek naar een nieuw CRM-systeem.

De rek was uit de oude applicatie. “De applicatie sloot niet meer aan op nieuwe ontwikkelingen; zoals digitale CV matching of successionplanning”, zegt managing consultant Ruben Lamot van CRMatch.

CRMatch werd door het Rijk na een aanbestedingsprocedure geselecteerd om de implementatie van een nieuw CRM-systeem te begeleiden. Bureau ABD zorgt voor het wervings- en selectieproces en voor de opleiding en ontwikkeling van ongeveer 600 topmanagers bij het Rijk. Een goed werkend en overzichtelijk CRM-systeem zorgt dat zowel kandidaten als vacatureprocedures gemakkelijk kunnen worden begeleid.

Lees ook: Laat eHRM selecteren door een werkgroep

CRMatch leverde een standaardoplossing op basis van Microsoft Dynamics CRM. ABD had de wens om een nieuw systeem ‘van de plank te kopen’ en niet iets dat speciaal gebouwd moest worden. Daarmee wilde de directeur Management Development Rijk Bram de Klerck voorkomen dat de implementatie lang zou duren en dat de kosten navenant zouden zijn, zegt hij in een case op de website van Microsoft. Applicatiebeheerder Irene van der Kraats zegt in diezelfde case dat gekozen is voor een pakket met ‘proven technology’ dat tegelijk logisch in gebruik is en gemakkelijke overzichten biedt. “Iedereen kent de gedachtegang en logica vanuit Microsoft. Dat blijkt uit de workflow van dit pakket en hoe het eruit ziet: dat geeft een vertrouwd gevoel. Omdat we bij BZK Office op Windows-platformen draaien, is de integratie voor nu en in de toekomst ook goed geregeld.” De implementatie duurde uiteindelijk 6 maanden. Oude processen konden gedurende het traject gewoon doorlopen.

Gemakkelijk verslepen van fase naar fase

Het nieuwe systeem werkt met procesborden die in één oogopslag laten zien welke personen zich in welk fase van een bepaald proces bevinden. Door op een kandidaat te klikken, verschijnt er meer informatie over de kandidaat. Gaat een kandidaat naar een volgende fase, dan sleept een medewerker de kandidaat gemakkelijk naar een volgend fase. Lamot: “Per type vacature is een verschillend proces ingericht. In totaal richtten wij vier processen voor Bureau ABD in.”

Een groot voordeel is dat per persoon alle informatie meteen paraat is. Van werkervaring, nevenfuncties tot en met het dieet. Daarnaast kunnen CV’s en andere documenten meteen uit SharePoint worden gehaald. Daarbij wordt uiteraard de privacy van de kandidaten gewaarborgd, zegt Lamot. “Per veld in de database – bijvoorbeeld naam, leeftijd e.d. – kan worden aangegeven wie op welk moment wat mag zien. Bovendien is er een autorisatiematrix wie de aanpassingen mag doen in de velden. Zo is de informatie alleen zichtbaar of bewerkbaar door wie daar belang bij heeft.” Bij binnenkomst worden CV’s automatisch ingelezen, geïndexeerd en in de database gezet. Zo kan direct vanuit het systeem op alle denkbare eigenschappen worden gezocht.

Agile

Lamot is trots op het project omdat het een succesvol IT-project bij de overheid is. “We hebben de oude database geheel kunnen migreren, terwijl dat echt een houtje-touwtje-systeem was.” Dat het project goed verloopt is, dankt Lamot onder andere aan de agile-methodiek die is toegepast. In korte sprints van twee tot drie weken werd een proces ingericht. Dat gebeurde met de gebruikers die meteen konden zien hoe het systeem zou gaan werken. Bij de organisatie kregen medewerkers de tijd om bijeenkomsten bij te wonen waarin over het nieuwe systeem werd nagedacht. Dat is volgens Lamot heel belangrijk geweest voor het succes van het traject.

Bureau ABD hoopt door het nieuwe CRM-systeem een efficiencyslag te kunnen maken. De Klerck zegt daarover: “We gaan meer taken uitvoeren binnen Bureau ABD, ik zou het mooi vinden als we dat kunnen doen met hetzelfde aantal mensen.” Die tijd wordt vooral gewonnen omdat de personele schouw sneller kan, zegt Lamot. “Vanuit diverse invalshoeken wordt informatie toegevoegd aan het profiel van een kandidaat. “Zo is snel duidelijk wie de kandidaat gesproken heeft, welke ontwikkelactiviteiten en programma’s er zijn gevolgd bij het bureau ABD, en welke procedures de kandidaat eerder aan heeft deelgenomen. Dat geeft in een oogopslag een helder totaalbeeld.”

Lees ook: Gebrek aan software remt automatisering in recruitment’

Deel dit bericht via: