Verdieping

talentmanagement

‘Alleen een tool gaat het feedback geven niet verbeteren’

Om de feedbackcultuur op een IT-afdeling te verbeteren, testte ABN Amro verschillende tools om medewerkers feedback te laten geven. Een conclusie: een tool is niet per se noodzakelijk voor een betere feedbackcultuur, maar verlaagt wel de drempel.

Het geven van feedback kan leiden tot betere resultaten van een team, blijkt uit verschillende onderzoeken. Een IT-afdeling van ABN Amro Bank wilde daarom de feedbackcultuur van de afdeling verbeteren om zo tot betere resultaten te komen, vertelt Gertjan Eijkemans van de bank aan Overehrm.nl. Om collega’s elkaar meer terugkoppeling te laten geven, startten de afdeling met een pilot van vier maanden.

De afdeling testte drie methoden. Daarvoor werd de afdeling in drieën gedeeld: een groep gebruikte de tool Impraise een andere de tool Tandem, en de derde groep gebruikte geen tool. ‘We wilden niet alleen testen welke tool het beste zou werken. We wilden ook het nut van het gebruik van een tool onderzoeken’, zegt Eijkemans.

Om de pilot tot een succes te maken, werd er ook veel aandacht besteed aan het uitleggen van de noodzaak van het geven van feedback. ‘Het was niet alleen de introductie van een tool. Iedereen kreeg een training waarin werd uitgelegd hoe je terugkoppeling geeft,’ zegt Eijkemans. Daarnaast werd er tijdens verschillende momenten stil gestaan bij het project; er was een kick-off en een afsluiting. Tweewekelijks werd geëvalueerd hoe de pilot verliep.

Lees ook: De valkuil van een digitaal feedbacksysteem: valse feedback

Vertrouwen groeide

Ook werd vooraf en achteraf de mening van de deelnemende werknemers gevraagd. Wat unaniem naar voren kwam, was dat het geven van feedback de samenwerking verbetert. ‘Werknemers merkten dat als ze vaker feedback gaven, dat er ook meer feedback terugkwam. En de feedback werd als waardevol gezien’, zegt Eijkemans. Het vertrouwen tussen de werknemers groeide. ‘De relatie versterkte. Er wordt meer uitgesproken tussen werknemers.’

Een tool was een belangrijke trigger om feedback te geven, maar was niet noodzakelijk om werknemers feedback te laten geven, zegt Eijkemans. ‘Als je met elkaar afspreekt dat je elkaar van feedback voorziet, dan zorgt dat er al voor dat het meer gebeurt en dat de feedback waardevoller is’, zegt hij. Voorbeeldgedrag en zorgen dat iedereen een training krijgt, zorgt al dat de cultuur verbetert. Eijkemans: ‘Alleen het invoeren van een tool  verbetert de feedbackcultuur niet.’

Eijkemans merkte wel dat de tool voor de wat langere termijn een belangrijke stok achter de deur is. Eijkemans: ‘Het initieel opstartte ging in alle drie de gevallen goed. Maar naarmate de tijd vorderde, werkte het feedback geven goed met de tool. Werknemers konden zich dan focussen op de tool en dan verlaagde de drempel om terugkoppeling te blijven geven.’

Spannend bij introductie

Bij de introductie van een feedbacktool vinden werknemers het wat spannend, merkte Eijkemans, maar dat was onterecht. ‘Werknemers waren positief wat het opleverde. Initieel hadden ze de neiging om de feedback positief te houden. We hebben tijdens de evaluatie ook benadrukt dat constructieve feedback ook belangrijk was. Na verloop van tijd werd de feedback minder positief, en daardoor ook waardevoller.’

Kiest een organisatie voor een feedbacktool, dan is het belangrijk dat deze mobiel beschikbaar is. ‘En de gebruiksvriendelijkheid is belangrijk’, zegt Eijkemans. ‘De tool moet intuïtief te bedienen zijn.’ De ervaring met beide geteste tools was positief. ‘Bij Tandem konden we ook feedback geven over de waarde van de feedback. Dat werd als positief ervaren. Je kunt dan niet zomaar feedback spammen maar moet echt nadenken of de reactie waardevol is. Dat is vooral goed als je wilt waarborgen dat het juiste wordt teruggeven.’

Waardevolle feedback is altijd wel belangrijk, maar is vooral van toepassing als de feedback onderdeel wordt van een beoordeling, iets waar ABN Amro niet voor koos. ‘Dit was een pilotproject. Onze aanbevelingen liggen nu bij de HR-afdeling. Zij zullen hier verder een besluit over nemen.’

En hoewel een tool hielp bij het geven van terugkoppeling, betekende dat niet dat alle feedback digitaal gegeven werd. ‘Face-to-face het gesprek aan gaan, blijft belangrijk. Het verbeteren van de cultuur gebeurt vooral als er aandacht voor het onderwerp is.’

Lees ook: 5 apps voor continue feedback

Deel dit bericht via: